Archivace odchozích dokumentů SAP

Odchozí dokumenty jsou grafické tiskové výstupy vytvořené v systému SAP pomocí nástrojů SAPscript nebo SAP Smart Forms podle předdefinovaných formulářů. Typickým příkladem odchozích dokumentů jsou faktury, dodací listy nebo nákupní objednávky. Způsob archivace textových výstupů se mírně liší od archivace odchozích dokumentů a více se o něm můžete dozvědět na stránce o archivaci tiskových sestav.

Tiskový náhled na prodejní fakturu vytvořenou pomocí SAPscript formuláře

Hlavní přínosy archivace odchozích dokumentů:

• Nové úpravy ve formulářích či změny textů nebo adres neovlivní vzhled archivovaného dokumentu.
• Archivovaný dokument je přístupný i po datové archivaci, kdy opakovaný tisk standardními prostředky není možný.

Při archivaci odchozího dokumentu se tiskový požadavek zkonvertuje do PDF souboru, uloží do archivu a zároveň se vytvoří propojení k příslušnému aplikačnímu dokladu. Archivovaný originál dokumentu je u aplikačního dokladu trvale přístupný přes služby k objektu.

Archivovaná faktura připojená přes služby k objektu

Vybraný archivovaný PDF originál si zobrazíte ve vhodném prohlížeči (např. Adobe Reader). Odtud si jej můžete vytisknout, uložit na svém počítači nebo odeslat emailem zákazníkovi.

Ukázka archivované faktury (PDF soubor)

Hlavním důvodem archivace odchozích dokumentů je uchovat původní vzhled dokumentu bez ohledu na pozdější úpravy formulářů, změny textů nebo adres a také možnost tisknout odchozí dokument i po datové archivaci původního SAP dokladu.

Spolu s archivací nově vytvářených odchozích dokumentů doporučujeme také provést dodatečnou archivaci u dříve vytisknutých dokumentů. Kontaktujte nás a doporučíme vám optimální způsob archivace pro vaši firmu.