Archivace a správa příchozích dokumentů

Archivace a správa příchozích dokumentů pokrývá všechny externí dokumenty – došlé faktury, smlouvy, objednávky, zprávy elektronické pošty a podobně. Základním důvodem archivace je podpora podnikových procesů v SAP. Například příchozí faktura je podklad pro účetní dokument v FI, zákaznická objednávka je zapsána v SD modulu, smlouvy s dodavateli určují podmínky nákupních dokladů v MM, personalistické dokumenty zvýší hodnotu dat v modulu HR.

Papírový dokument digitalizujeme skenováním, elektronický dokument – například e-mail – archivujeme přímo. Při archivaci se uloží datový soubor na content server nebo do optického archívu.

Následnou operací při správě dokumentů je připojení dokumentu k podnikovému objektu SAP (k transakčním nebo kmenovým datům). Pokud jsou související data již zpracována v SAP, dokument je připojen přímo k těmto datům. V opačném případě zahájíme archivací dokumentu příslušný proces SAP workflow. K těmto operacím používáme standardní nástroje SAP ArchiveLink s případnou nadstavbou modulu správy dokumentů (DMS).

Naskenovaná příchozí faktura archivovaná v systému SAP a zobrazená pomocí prohlížeče ECL.

Pokud vaše organizace

• má více decentralizovaných pracovišť,
• často pracuje s externími dokumenty a
• usiluje o efektivnost a transparentnost vnitřních procesů,

pak je pro vás archivace dokumentů významným přínosem.

Naše zkušenosti umožňují rychlé, ověřené a metodicky propracované zavedení archivačních řešení. Při řešení dané problematiky v maximální míře využíváme standardů SAP ArchiveLink a SAP workflow.

Přínosy archivace dokumentů:

• zvýšení informační hodnoty systému SAP
• centrální bezpečné úložiště dokumentů
• rychlý, decentralizovaný a kontrolovatelný přístup k dokumentům
• propojení dokumentů se souvisejícími daty a procesy v SAP

Pokud uvažujete o archivaci příchozích dokumentů, je právě pro vás určeno řešení CONPEX Archive&Workflow.